E-Rechnung Pflicht ab 2025 — Was KMU jetzt tun müssen
Seit Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Kein Kann, kein Soll — Pflicht. Für den Versand haben Sie je nach Umsatzgröße noch bis Ende 2026 oder 2027 Zeit. Klingt entspannt, aber die Erfahrung aus der SEPA-Umstellung zeigt: Wer zu spät anfängt, zahlt drauf.
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Die wichtigste Nachricht zuerst: Den Empfang müssen Sie bereits sicherstellen. Für den Versand haben Sie je nach Unternehmensgröße noch Zeit.
| Frist | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B empfangen können |
| Bis 31.12.2026 | Versand per Papier oder PDF erlaubt — aber nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 01.01.2027–31.12.2027 | Nur noch Betriebe mit Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen Papier/PDF versenden |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden — keine Ausnahmen |
XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format brauche ich?
Kurze Version: Beides geht. Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931. Aber für die meisten KMU ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Warum:
- XRechnung: Reines XML-Format, vor allem für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen). Nicht visuell lesbar ohne spezielle Software.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybrid aus sichtbarem PDF und eingebettetem XML. Sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber maschinenlesbar. Für KMU die praktischste Lösung.
- Wichtig: ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nicht ausreichend — Sie brauchen mindestens Profil BASIC, besser COMFORT oder EXTENDED.
- Peppol: Das EU-weite Übertragungsnetzwerk für E-Rechnungen — mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Praxis-Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater, welches ZUGFeRD-Profil für Ihre Branche sinnvoll ist. Die meisten Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevdesk, FastBill) unterstützen ZUGFeRD bereits.
Was heißt „empfangen können" praktisch?
Das ist die häufigste Frage in Beratungsgesprächen — und die Antwort ist einfacher als gedacht:
- Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus. Sie brauchen keine spezielle Software, um die Empfangspflicht zu erfüllen.
- Die E-Rechnung kommt als XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF per E-Mail. Sie müssen sie im Originalformat speichern können — nicht nur ausdrucken.
- Verarbeiten ist ein anderes Thema: Um die Daten automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen, braucht Ihre Software eine Import-Funktion. DATEV, Lexware und sevdesk können das.
- Peppol: Das EU-weite Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch gewinnt an Bedeutung. Die EU plant im Rahmen der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) ab 2030 ein verpflichtendes Meldesystem auf Peppol-Basis für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Wer jetzt ZUGFeRD nutzt, ist aber erstmal auf der sicheren Seite.
Checkliste: 5 Schritte für Ihren Betrieb
Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb die E-Rechnungspflicht erfüllt:
- Buchhaltungssoftware prüfen: Kann Ihr Programm E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format empfangen und verarbeiten?
- Steuerberater einbinden: Klären Sie gemeinsam, ob Ihre DATEV-Schnittstelle E-Rechnungen korrekt importiert.
- Testlauf durchführen: Lassen Sie sich eine Test-E-Rechnung schicken und prüfen Sie, ob alle Felder korrekt übernommen werden.
- Lieferanten informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie E-Rechnungen akzeptieren — und bevorzugen.
- Versand-Umstellung planen: Stellen Sie bis Ende 2026 Ihre eigene Rechnungsstellung auf ZUGFeRD um.
Was passiert, wenn ich nichts tue?
Die Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind real und bereits geltendes Recht:
- Rechnungen ohne konformes Format können vom Finanzamt als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden.
- Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein — das kostet bares Geld.
- Geschäftspartner, die bereits digital arbeiten, erwarten E-Rechnungen. Wer nur Papier schickt, wirkt unprofessionell.
- Ab 2028 riskieren Sie steuerliche Konsequenzen (Verlust des Vorsteuerabzugs, Beanstandung durch das Finanzamt), wenn Sie weiterhin nicht-konforme Rechnungen versenden.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?+
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 — auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für den Versand gilt: Alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben bis Ende 2027 eine Übergangsfrist. Ab 01.01.2028 müssen alle E-Rechnungen versenden. Hinweis für Kleinunternehmer: Da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, haben Ihre Rechnungen ohnehin weniger Pflichtfelder — die E-Rechnungspflicht gilt aber trotzdem.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?+
Viele Buchhaltungsprogramme wie sevdesk, Lexware oder FastBill unterstützen E-Rechnungen bereits in ihren Standardtarifen (ab ca. 10–15 €/Monat). Wenn Sie bereits DATEV oder Lexware nutzen, ist die Umstellung oft mit einem Software-Update erledigt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen unter 250 €?+
Ja, es gibt keine Bagatellgrenze. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Rechnungen unabhängig vom Betrag. Nur Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?+
Nein. Die E-Rechnung muss im digitalen Originalformat gespeichert werden — GoBD-konform und revisionssicher für 10 Jahre. Ausdrucken allein erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.