Digitale Pflichten 2026 — Der Fristen-Kalender für KMU
E-Rechnung, NIS2, DSGVO, GoBD, BFSG — die Liste der digitalen Pflichten für Unternehmen wird jedes Jahr länger, und die Fristen überschneiden sich. Dieser Kalender bringt Ordnung rein: Was gilt bereits, was kommt noch, und welche Förderungen sollten Sie mitnehmen, bevor sie auslaufen.
Timeline: Alle Fristen auf einen Blick
Die wichtigsten Daten für Ihren Betrieb — chronologisch sortiert:
| Datum | Pflicht / Frist | Status |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnung: Empfangspflicht im B2B | Bereits in Kraft |
| 28.06.2025 | Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG): B2C-Online-Shops & digitale Dienste | Bereits in Kraft |
| 01.07.2025 | KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung 511/512 gestartet | Laufend verfügbar |
| 06.12.2025 | NIS2: Verbindlich in Kraft getreten | Bereits in Kraft |
| 06.03.2026 | NIS2: BSI-Registrierung für betroffene Unternehmen | Frist verstrichen — nachholen! |
| 31.12.2026 | BAFA-Beratungsförderung endet | Antrag stellen |
| 31.12.2026 | E-Rechnung: Allgemeine Übergangsfrist für Versand endet | Umstellung planen |
| 31.12.2027 | E-Rechnung: Ausnahme für Betriebe unter 800.000 € Umsatz endet | Vorbereiten |
| 01.01.2028 | E-Rechnung: Vollständige Versandpflicht für alle | Vorbereiten |
Was jetzt Priorität hat
Eine realistische Priorisierung für April 2026:
- Sofort: Prüfen, ob Sie E-Rechnungen empfangen können (Pflicht seit 01.01.2025)
- Sofort nachholen (falls versäumt): NIS2-BSI-Registrierung — die Frist (06.03.2026) ist verstrichen. Wer betroffen ist und noch nicht registriert ist, sollte das umgehend nachholen.
- Bis Mitte 2026: BAFA-Förderanträge stellen, solange das Programm noch läuft.
- Bis Ende 2026: E-Rechnungsversand umstellen (für Betriebe über 800.000 € Umsatz).
- Laufend: DSGVO-Maßnahmen aktuell halten, GoBD-konforme Buchführung sicherstellen.
Dauerpflichten — nicht vergessen
Diese Pflichten haben kein Ablaufdatum — sie gelten dauerhaft und werden bei Prüfungen regelmäßig beanstandet:
- DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis aktuell halten, Cookie-Banner prüfen, Datenpannen innerhalb von 72h melden
- GoBD: Verfahrensdokumentation pflegen, Belege revisionssicher archivieren (6–10 Jahre)
- Impressumspflicht: Vollständiges Impressum nach § 5 DDG auf Website und Social-Media-Profilen
- Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Seit Dezember 2023 müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ein internes Meldesystem (Hinweisgeberkanal) einrichten. Verstöße können mit Bußgeldern bis 50.000 € geahndet werden.
- Barrierefreiheit: Seit Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) — betrifft vor allem B2C-Online-Shops und digitale Dienstleistungen. Reine B2B-Websites oder Info-Seiten von Handwerksbetrieben sind in der Regel nicht betroffen.
Checkliste: Ihr Pflichten-Check für diese Woche
Drucken Sie diese Liste aus und haken Sie ab, was erledigt ist. Was nicht erledigt ist, kommt auf die To-do-Liste für diese Woche:
- E-Rechnungsempfang funktioniert (Software getestet)?
- DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis vorhanden und aktuell?
- Cookie-Banner mit Ablehnen-Button auf der Website?
- Datenschutzerklärung auf aktuellem Stand?
- Backup-System eingerichtet und getestet?
- NIS2-Betroffenheit geprüft (ab 50 MA oder 10 Mio. € Umsatz)?
- Förderprogramme Ihres Bundeslandes recherchiert?
Häufige Fragen
Welche Pflicht hat die höchste Priorität?+
E-Rechnungsempfang — wenn Sie das noch nicht können, handeln Sie sofort. Das ist seit Januar 2025 Pflicht. Danach: DSGVO-Basics (VVT, Cookie-Banner, AVVs) und NIS2-Prüfung (falls Sie die Schwellenwerte erreichen).
Gibt es Bußgelder, wenn ich die Fristen verpasse?+
Ja. E-Rechnung: Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. DSGVO: Bußgelder von 2.000–50.000 € für KMU. NIS2: Bis zu 10 Mio. € und persönliche Geschäftsführer-Haftung. GoBD: Verwerfung der Buchführung und Gewinnschätzung durch das Finanzamt.
Wo bekomme ich Hilfe bei der Umsetzung?+
IHK und Handwerkskammer bieten kostenlose Erstberatung. Die Mittelstand-Digital-Zentren des BMWK helfen kostenlos bei Digitalisierungsfragen. Ihr Steuerberater ist der richtige Ansprechpartner für E-Rechnung und GoBD.