GoBD-konforme Buchhaltung im Handwerk — Was das Finanzamt verlangt
Bei einer Betriebsprüfung fragt der Prüfer als Erstes nach der Verfahrensdokumentation. Die meisten Handwerker hören den Begriff zum ersten Mal in genau diesem Moment — und dann wird es teuer. GoBD — „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern" — klingt komplizierter als es ist. Die Verfahrensdokumentation ist im Kern ein Dokument, das beschreibt, wie Ihre Belege ins System kommen. Aufwand: ein paar Stunden, wenn man eine Vorlage nutzt.
GoBD — was ist das überhaupt?
Die GoBD regeln, wie Sie Ihre Geschäftsvorfälle digital dokumentieren, verarbeiten und aufbewahren müssen. Das Kernprinzip ist einfach:
- Keine Buchung ohne Beleg — jeder Geschäftsvorfall muss belegbar und nachvollziehbar sein
- Bargeschäfte: täglich erfassen
- Unbare Vorgänge (Überweisung, Lastschrift): innerhalb von 10 Tagen erfassen
- Alle Belege revisionssicher speichern — nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden
- Aufbewahrungsfristen einhalten: 6 Jahre für Geschäftsbriefe und Angebote, 10 Jahre für Belege, Bücher und Bilanzen
Die Verfahrensdokumentation — weniger Aufwand als gedacht
Sie beschreiben, wie bei Ihnen Belege reinkommen, verbucht und aufbewahrt werden. Die Doku muss vier Bereiche abdecken:
- Allgemeine Beschreibung: Welche Software nutzen Sie? (z. B. Lexware, DATEV, Excel für Zeiterfassung)
- Anwenderhandbuch: Wer bucht? Wie kommen Belege ins System? (z. B. Scan → Cloud → Steuerberater)
- Technische Dokumentation: Wie sind Schnittstellen aufgebaut? (z. B. Handwerkersoftware → DATEV-Export)
- Internes Kontrollsystem: Wer prüft die Buchungen? Wie werden Fehler korrigiert?
Praxis-Tipp: Kostenlose Muster-Verfahrensdokumentationen gibt es beim ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks), bei der DIHK und bei vielen Landeskammern. Auch Steuerberater haben Vorlagen — fragen Sie aktiv danach. Sie müssen das Muster nur noch auf Ihren Betrieb anpassen.
Welche Software ist GoBD-konform?
Alle großen Buchhaltungsprogramme sind bereits GoBD-konform. Die Schwachstelle ist selten die Software, sondern wie sie genutzt wird:
- DATEV Unternehmen online: Der Klassiker für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. GoBD-konform.
- Lexware: Weit verbreitet bei kleinen Handwerksbetrieben. GoBD-konform.
- sevdesk: Cloud-basiert, modern, GoBD-konform. Gut für Gründer und Einzelunternehmer.
- FastBill: Einfache Rechnungsstellung und Belegerfassung. GoBD-konform.
- SumUp Rechnungen: Für sehr kleine Betriebe und Soloselbstständige.
Achtung: Excel allein ist NICHT GoBD-konform. Tabellenkalkulationen lassen sich nachträglich verändern, ohne dass die Änderung protokolliert wird. Excel ist als Hilfsmittel erlaubt (z. B. Zeiterfassung), aber nicht als alleiniges Buchungssystem.
E-Rechnung + GoBD = Doppelpflicht seit 2025
Die E-Rechnungspflicht und die GoBD-Anforderungen ergänzen sich — und müssen gemeinsam erfüllt werden:
- E-Rechnungen müssen im digitalen Originalformat gespeichert werden — 10 Jahre lang, revisionssicher.
- Ausdrucken und abheften reicht nicht. Das digitale Original (XML/ZUGFeRD) muss erhalten bleiben.
- Ihre Buchhaltungssoftware muss E-Rechnungen importieren UND GoBD-konform archivieren können.
- Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihr aktuelles Setup beide Anforderungen erfüllt.
Häufige Fragen
Brauche ich als Einzelunternehmer eine Verfahrensdokumentation?+
Ja, wenn Sie steuerpflichtig sind — und das sind praktisch alle Gewerbetreibenden und Freiberufler. Die Verfahrensdokumentation muss nicht 50 Seiten lang sein. Für einen Einzelunternehmer reichen oft 2–3 Seiten.
Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?+
Der Betriebsprüfer kann Ihre gesamte Buchführung verwerfen und Umsätze und Gewinne schätzen. Das führt in der Regel zu deutlich höheren Steuerfestsetzungen. Die Verfahrensdokumentation ist das erste Dokument, das angefordert wird.
Darf ich Belege nach dem Scannen vernichten?+
Ja, unter bestimmten Bedingungen: Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, das Scanverfahren muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein, und der Prozess muss stichprobenartig kontrolliert werden. Für Zollbelege und bestimmte Urkunden gelten Ausnahmen.