Elektronische Signatur (eIDAS) — Verträge digital unterschreiben
Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken — oder gleich per Post: Das Unterzeichnen von Angeboten, Aufträgen und Verträgen ist in vielen Betrieben noch ein Medienbruch, der Tage kostet. Dabei ist die elektronische Signatur seit Jahren rechtlich anerkannt. Der Haken: Nicht jede digitale Unterschrift ist gleich viel wert, und für manche Dokumente ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen. Dieser Ratgeber zeigt, was gilt und wann Sie welche Signatur brauchen.
Die drei Signaturstufen nach eIDAS
Grundlage ist die EU-Verordnung eIDAS. Sie unterscheidet drei Stufen, die sich in Sicherheit und Beweiskraft unterscheiden:
| Stufe | Was das ist | Beweiskraft |
|---|---|---|
| Einfach (EES) | z. B. eingescannte Unterschrift, Name unter der E-Mail, Klick auf „Zustimmen" | Gering — im Streit schwerer nachweisbar |
| Fortgeschritten (FES) | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, nachträgliche Änderungen erkennbar (Signatur-Tools) | Mittel — für viele Verträge ausreichend |
| Qualifiziert (QES) | Wie FES, plus qualifiziertes Zertifikat + Identitätsprüfung über einen zugelassenen Anbieter | Hoch — der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt |
Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB). Sie erfordert eine vorherige Identitätsprüfung (z. B. per Video-Ident) über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.
Welche Signatur brauche ich wann?
Die entscheidende Frage ist nicht „Welche ist die sicherste?", sondern „Welche Form verlangt das Gesetz für dieses Dokument?". Meistens sind Sie überraschend frei:
- Formfreie Verträge (der Normalfall): Angebote, Auftragsbestätigungen, viele Dienstleistungs-, Kauf- und Lieferverträge sind an keine Form gebunden. Sie können sogar mündlich geschlossen werden — eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur genügt hier problemlos.
- Textform (§ 126b BGB): Wo das Gesetz „Textform" verlangt (z. B. viele Verbraucherinformationen), reicht eine lesbare Erklärung mit Namensnennung — also z. B. eine E-Mail. Keine echte Signatur nötig.
- Schriftform (§ 126 BGB): Verlangt das Gesetz ausdrücklich die Schriftform, ersetzt elektronisch nur die qualifizierte Signatur (QES) die eigenhändige Unterschrift.
- Im Zweifel für den Alltag: Für das übliche Tagesgeschäft (Angebote, Aufträge) ist eine gängige Signatur-Software völlig ausreichend. Die QES brauchen Sie nur bei den wenigen ausdrücklich schriftformbedürftigen Dokumenten.
Wo die elektronische Signatur nicht geht
Ein wichtiger Punkt, den viele übersehen: Für einige Dokumente ist die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen — dort hilft auch die QES nicht:
- Kündigung von Arbeitsverhältnissen: Diese verlangt zwingend die eigenhändige (handschriftliche) Unterschrift auf Papier (§ 623 BGB); die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
- Notariell zu beurkundende Geschäfte: z. B. Grundstückskaufverträge, bestimmte Gesellschaftsverträge — hier ist die notarielle Beurkundung vorgeschrieben.
- Bürgschaftserklärungen von Nicht-Kaufleuten, Verbraucherdarlehensverträge in Teilen und einige weitere Sonderfälle haben eigene Formvorgaben.
- Testamente und Erbverträge: nur handschriftlich bzw. notariell.
Prüfen Sie bei Standard-Dokumenten Ihres Betriebs einmal grundsätzlich, welche Form gilt — dann wissen Sie ein für alle Mal, was elektronisch geht und was nicht.
So führen Sie digitale Signaturen ein
Der Einstieg ist unkompliziert. So gehen Sie vor:
- Signatur-Software wählen: Etablierte Dienste (z. B. DocuSign, Adobe Acrobat Sign, oder deutsche/europäische Anbieter) bieten einfache und fortgeschrittene Signaturen out of the box, viele auch die QES als Zusatzoption.
- Auf Datenschutz achten: Signatur-Dienste verarbeiten personenbezogene Daten — Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); bevorzugen Sie Anbieter mit Server-Standort EU.
- Für QES einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nutzen: Diese sind bei der Bundesnetzagentur gelistet. Die Identitätsprüfung erfolgt einmalig, danach kann qualifiziert signiert werden.
- Prozess sauber ablegen: Signierte Dokumente gehören revisionssicher archiviert (Stichwort DMS und GoBD) — dazu gehört auch der Nachweis, wer wann signiert hat.
Ausblick: Mit eIDAS 2.0 und der EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) kommt eine europaweite digitale Identität, mit der sich Identitätsnachweis und Signatur künftig noch einfacher verbinden lassen. Der Rollout läuft schrittweise.
Häufige Fragen
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?+
Für formfreie Verträge — und das ist der Normalfall im Geschäftsleben — ja: Eine eingescannte Unterschrift oder auch nur die Zustimmung per E-Mail genügt, um wirksam einen Vertrag zu schließen. Ihre Beweiskraft ist im Streitfall allerdings gering. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, reicht die eingescannte Unterschrift dagegen nicht — dort ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig.
Wann brauche ich zwingend eine qualifizierte Signatur (QES)?+
Nur dort, wo das Gesetz ausdrücklich die Schriftform vorschreibt und diese elektronisch erfüllt werden soll. Das ist im Alltag selten. Für das übliche Tagesgeschäft — Angebote, Aufträge, die meisten Verträge — genügt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfordert eine vorherige Identitätsprüfung über einen qualifizierten Anbieter.
Kann ich einen Arbeitsvertrag oder eine Kündigung digital unterschreiben?+
Bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen nein — sie verlangt zwingend die eigenhändige Unterschrift auf Papier, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Bei Arbeitsverträgen selbst kommt es auf die konkrete Regelung an; hier haben sich zuletzt einige Formvorgaben geändert. Prüfen Sie den Einzelfall bzw. lassen Sie sich kurz arbeitsrechtlich beraten.
Was kostet die elektronische Signatur?+
Einfache und fortgeschrittene Signaturen sind günstig — viele Signatur-Tools starten bei etwa 10–30 € pro Monat, oft mit einem Kontingent an Signaturen. Qualifizierte Signaturen (QES) werden meist pro Signatur oder im Paket abgerechnet und sind etwas teurer, weil eine Identitätsprüfung dahintersteht. Gemessen an gesparter Zeit, Porto und Papier amortisiert sich das für die meisten Betriebe schnell.